Digitalagentur — Mittelstandskunden, Niederrhein
Ein Kern, viele Backoffices
Eine wiederverwendbare Backoffice-Plattform für den Tagesbetrieb einer Agentur und mehrerer ihrer Mittelstandskunden.
- Backoffice-Systeme
- 4
- gemeinsamer Plattform-Kern
- 1
- kontinuierliche Zusammenarbeit
- 3 J.
Ausgangslage
Eine Digitalagentur am Niederrhein baut Webauftritte und Werkzeuge für etablierte Mittelständler. Hinter vielen dieser Unternehmen steckte dasselbe ungelöste Problem: Aufträge, Kunden und interne Abläufe, verteilt auf Tabellen und alternde Desktop-Software.
Die Agentur sah das Muster bei jedem neuen Kunden wieder — und machte individuelle Backoffice-Software zum Teil ihres eigenen Angebots, mit uns in der technischen Verantwortung.
Herausforderung
Jeder Kunde brauchte ein Backoffice entlang seiner eigenen Prozesse — aber jedes einzeln von Grund auf zu bauen, wäre für eine Agentur nie wirtschaftlich gewesen. Und Standard-ERP war zu schwer und zu starr für die Betriebe.
Was wir gebaut haben
Wir haben einen wiederverwendbaren Backoffice-Kern in Laravel und Vue.js entworfen — Authentifizierung, feingranulare Rollen und Rechte, Stammdaten, Workflows und Auswertungen als gemeinsames Fundament.
Der Kern deckt ab, was jeder Betrieb braucht: Projekte und Aufgaben mit Terminen, Aufwandsschätzungen und automatischem Fortschritt; Kunden und Ansprechpartner mit vollständigen Geschäftsdaten; Zeiterfassung mit Freigabe-Workflow; eine schlanke Vertriebs-Pipeline; und eine Abrechnungsspur von „erledigt“ bis „bezahlt“.
Darauf entstanden maßgeschneiderte Systeme für die Agentur selbst und mehrere ihrer Kunden, jeweils entlang der echten Abläufe: von der Auftragsannahme über die Produktion bis zur Rechnung. Saubere Architektur, Code-Reviews und feste Entwicklungs-Workflows hielten die ganze Systemfamilie mit einem kleinen Team wartbar.
01
Projekte & Aufgaben
Projektlebenszyklus mit Terminen, Aufwandsschätzungen und einem Fortschritt, der sich automatisch aus der tatsächlich geleisteten Arbeit ergibt.
02
Zeiterfassung & Freigabe
Mitarbeiter buchen Zeiten auf Projekte; Verantwortliche prüfen und geben frei, bevor etwas in die Abrechnung läuft.
03
Kunden & Kontakte
Ein vollständiges Kundenverzeichnis mit Geschäftsdaten — Adressen, Steuer- und Registerangaben, Ansprechpartner und Historie je Kunde.
04
Vertriebs-Pipeline
Opportunities direkt am Kunden, mit Notizen und Kommentar-Threads — Follow-ups leben im System statt im Postfach.
05
Abrechnungs-Workflow
Rechnungsnummern, Status „abgerechnet/bezahlt“ und Zahlungsdaten je Projekt — die Buchhaltung sieht auf einen Blick, was offen ist.
06
Rollen & Vorlagen
Rechte je Rolle und Entität, plus Aufgaben-Vorlagen, die ein Standardprojekt mit einem Klick aufsetzen.
- Laravel
- Vue.js
- MySQL
- REST APIs
Ergebnis
Vier produktive Backoffice-Systeme auf einem gepflegten Kern — jeder Kunde bekam Individualsoftware zum Bruchteil der Kosten einer Neuentwicklung, und die Agentur eine Produktplattform statt lauter Einzellösungen.
Tabellen und alternde Desktop-Tools wichen einem System pro Betrieb — und den nächsten Kunden konnte die Agentur auf demselben Kern aufsetzen, statt von vorn zu beginnen.
„Referenz-Zitat folgt — die Freigabe des Kunden wird derzeit eingeholt.“